Hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens · versie concept, 10 juli 2026
Dit is een werkversie. De definitieve tekst wordt vóór livegang juridisch getoetst en voorzien van de exacte verwerkersgegevens (KvK, contactpersoon, functionaris gegevensbescherming indien van toepassing).
Selvi Administratie ("wij", "ons") is een administratiekantoor. Wij verwerken persoonsgegevens van onze klanten en — waar van toepassing — van hun medewerkers, in het kader van onze dienstverlening (boekhouding, btw-aangiften, jaarrekeningen, salarisadministratie en aanverwante taken).
Contact: info@selviadministratie.nl.
| Categorie | Voorbeelden | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Contact- en bedrijfsgegevens | naam, e-mail, telefoon, KvK, btw-nummer | klantrelatie, communicatie, facturatie | overeenkomst |
| Financiële/administratieve gegevens | facturen, bonnen, bankmutaties, grootboek, btw-aangiften | voeren van de administratie en aangiften | overeenkomst + wettelijke plicht |
| Identificatiegegevens (Wwft) | kopie identiteitsbewijs, UBO-gegevens, risicobeoordeling | wettelijk cliëntenonderzoek | wettelijke plicht (Wwft) |
| Personeels-/salarisgegevens | BSN, salaris, IBAN, contract, loonstroken | salarisadministratie namens de klant | overeenkomst + wettelijke plicht |
Voor het versneld herkennen en verwerken van financiële stukken maken wij gebruik van een AI-verwerker: Anthropic. Het gaat om gegevens uit facturen en bonnen (zoals leverancier, bedrag en datum) en om omschrijvingen van bankmutaties die nodig zijn om betalingen te herkennen en af te letteren. Bij eenmanszaken, zzp'ers en particulieren kunnen deze gegevens ook persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld een naam in een factuur- of betalingsomschrijving). Deze gegevens worden verwerkt in de Verenigde Staten, met passende waarborgen via EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). De AI levert uitsluitend een voorstel; onze medewerkers controleren en beslissen. Er worden geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg genomen.
Kopieën van identiteitsbewijzen, Wwft-/UBO-gegevens, arbeidscontracten en loonstroken worden niet door de AI-herkenning verwerkt. Deze stukken verwerken wij uitsluitend binnen onze eigen (Europese) omgeving en waar nodig via onze salarisverwerker.
Wij schakelen verwerkers in die uitsluitend in onze opdracht handelen, met wie wij verwerkersovereenkomsten sluiten:
| Verwerker | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase (database/opslag) | versleutelde opslag van administratie en documenten | EU (Frankfurt) |
| Vercel (hosting) | hosting van het portaal | EU-regio |
| SnelStart | boekhoudsoftware | EU (Nederland) |
| Anthropic | AI-herkenning van facturen/bonnen en bankmutatie-omschrijvingen | VS (met EU-modelcontractbepalingen) |
| Nmbrs (Visma) | salarisverwerking | EU |
| Resend | verzending van e-mailnotificaties | EU/VS (met waarborgen) |
Wij verkopen jouw gegevens niet en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Wij verstrekken gegevens aan overheidsinstanties (bijv. de Belastingdienst) uitsluitend voor zover dat voor onze wettelijke taak of jouw aangiften nodig is.
Wij bewaren administratieve gegevens conform de fiscale bewaarplicht van 7 jaar (10 jaar voor gegevens over onroerende zaken). Wwft-dossiers bewaren wij 5 jaar na het einde van de relatie. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
Gegevens worden versleuteld opgeslagen in een Europese database. Toegang is strikt rolgebaseerd en op databaseniveau afgedwongen (row-level security): alleen jij en de bij jouw dossier betrokken medewerkers van je kantoor hebben toegang tot jouw gegevens. Relevante handelingen leggen wij vast in een audittrail. Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen periodiek en scherpen ze aan waar nodig.
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van jouw gegevens, en het recht om bezwaar te maken. Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor personeel geldt daarnaast de informatieplicht uit art. 14 AVG (gegevens die niet rechtstreeks bij de betrokkene zijn verkregen). Verzoeken kun je richten aan info@selviadministratie.nl.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie vind je altijd via deze pagina.