Hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens · versie 17 september 2026
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, welke dienstverleners wij gebruiken en welke rechten je hebt. Vragen kun je sturen naar info@selviadministratie.nl.
Selvi Administratie ("wij", "ons") is een administratiekantoor. Wij verwerken persoonsgegevens van onze klanten en — waar van toepassing — van hun medewerkers, in het kader van onze dienstverlening (boekhouding, btw-aangiften, jaarrekeningen, salarisadministratie en aanverwante taken).
KvK-nummer: 77186192. Contact: info@selviadministratie.nl.
| Categorie | Voorbeelden | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Contact- en bedrijfsgegevens | naam, e-mail, telefoon, KvK, btw-nummer | klantrelatie, communicatie, facturatie | overeenkomst |
| Financiële/administratieve gegevens | facturen, bonnen, bankmutaties, grootboek, btw-aangiften | voeren van de administratie en aangiften | overeenkomst + wettelijke plicht |
| Identificatiegegevens (Wwft) | kopie identiteitsbewijs, UBO-gegevens, risicobeoordeling | wettelijk cliëntenonderzoek | wettelijke plicht (Wwft) |
| Personeels-/salarisgegevens | BSN, salaris, IBAN, contract, loonstroken | salarisadministratie namens de klant | overeenkomst + wettelijke plicht |
Voor ondersteunende taken maken wij gebruik van een AI-verwerker: Anthropic. Het gaat om de volgende toepassingen:
Bij eenmanszaken, zzp'ers en particulieren kunnen deze gegevens ook persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld een naam in een factuur- of betalingsomschrijving). Deze gegevens worden verwerkt in de Verenigde Staten, met passende waarborgen via EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). De AI levert uitsluitend een voorstel; onze medewerkers controleren en beslissen. Er worden geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg genomen.
Kopieën van identiteitsbewijzen, Wwft-/UBO-gegevens en loonstroken worden niet door de AI verwerkt; die stukken blijven binnen onze eigen (Europese) omgeving en waar nodig onze salarisverwerker. Arbeidscontracten worden alleen via de documentgenerator verwerkt zoals hierboven beschreven — met automatische verwijdering van BSN en IBAN vóór verzending.
Wij schakelen verwerkers in die uitsluitend in onze opdracht handelen, met wie wij verwerkersovereenkomsten sluiten:
| Verwerker | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase (database/opslag) | versleutelde opslag van administratie en documenten | EU (Frankfurt) |
| Vercel (hosting) | hosting van het portaal | EU-regio |
| SnelStart | boekhoudsoftware | EU (Nederland) |
| Anthropic | AI-ondersteuning: herkenning van facturen/bonnen en bankmutatie-omschrijvingen, tweede controle btw-aangiften, uitleg bij cijfers, concept-antwoorden en de documentgenerator (zie §3) | VS (met EU-modelcontractbepalingen) |
| Nmbrs (Visma) | salarisverwerking | EU |
| Mailgun (Sinch Email) | verzending en ontvangst van transactionele e-mail | EU-regio |
| Google Firebase Cloud Messaging | pushmeldingen in de Selvi-app; alleen een apparaattoken en een algemene melding zonder namen of bedragen | VS (met EU-modelcontractbepalingen) |
Betaal je een factuur van Selvi via de betaallink, dan verloopt de betaling via Mollie B.V. (Nederland). Mollie verwerkt de betaalgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder de eigen privacyverklaring; wij ontvangen van Mollie alleen of en wanneer het bedrag is betaald.
Wij verkopen jouw gegevens niet en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Wij verstrekken gegevens aan overheidsinstanties (bijv. de Belastingdienst) uitsluitend voor zover dat voor onze wettelijke taak of jouw aangiften nodig is.
Wij bewaren administratieve gegevens conform de fiscale bewaarplicht van 7 jaar (10 jaar voor gegevens over onroerende zaken). Wwft-dossiers bewaren wij 5 jaar na het einde van de relatie. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
Gegevens worden versleuteld opgeslagen in een Europese database. Toegang is strikt rolgebaseerd en op databaseniveau afgedwongen (row-level security): alleen jij en de bij jouw dossier betrokken medewerkers van je kantoor hebben toegang tot jouw gegevens. Relevante handelingen leggen wij vast in een audittrail. Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen periodiek en scherpen ze aan waar nodig.
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van jouw gegevens, en het recht om bezwaar te maken. Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor personeel geldt daarnaast de informatieplicht uit art. 14 AVG (gegevens die niet rechtstreeks bij de betrokkene zijn verkregen). Verzoeken kun je richten aan info@selviadministratie.nl.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie vind je altijd via deze pagina.